Este
trabajo tiene por objeto informar sobre el origen y evolución de la
archivística; mostrando en detalle como influyó en la creación del
archivo colombiano.
Se
desarrollaron ideas claras y precisas de hechos ocurridos o
transcurridos durante su desarrollo y evolución, desde épocas remotas
hasta épocas modernas y como surgieron los diferentes tipos de
documentos a través de la historia, con descripciones puntuales. Para
mayor comprensión se incluyeron sitas textuales enumeradas.
Por
medio de este informe se aprendió a identificar los diferentes hechos
que demarcaron la historia de la archivística y su importancia en el
mundo.
HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ARCHIVISTICA
En
la historia moderna los archivos, cuyo origen se remonta a primeras
formas de organización política, recibieron un gran impulso a raíz del
surgimiento del Estado-Nación.
España,
país vanguardista en esta dirección y en lograr su unidad política con
una monarquía nacional a finales del siglo XV, desarrolló una gran
tradición documental y archivística que trasladaría a sus colonias en
América. Uno de los primeros archivos de la metrópoli fue el de la
corona de Aragón, en un documento de pleito ante la Corona de Tarragona
por la posesión de unos castillos del monarca debido a que un noble,
Pedro de Luzá, los reclamaba como propios. El rey se dirige al archivo y
un documento que prueba su posesión de esos castillos. A pesar de la
fecha en la que se hace mención por primera vez del archivo, la custodia
de los documentos es anterior al s.XII, es muy probable que el archivo
reúna documentos del siglo X (afirmación de Federico Ubiña). Se
confecciona el cartulario más importante de Aragón, liber fundarum maio,
con todos los documentos del patrimonio real. La finalidad es reunir
los documentos propios del monarca y de sus antepasados y también de sus
súbditos, y así crear una memoria.
El
emperador Carlos V dispuso, en 1540, la organización del Archivo de
Simancas con fines de consulta por parte de la administración, pues «el
concepto y realidad de un Estado moderno, exigía una organización
administrativa con su compañera inseparable, la burocracia, y con su
correlato necesario, el archivo».
El
archivero tiene orden de reclamar anualmente los registros generados
por el protonotario o jefe de la escribanía real, por los secretarios
del Rey, de la Reina, del primogénito, y su esposa si la tuviera. Estos
registros se integrarían en el Archivo, y son los documentos más
importantes. El Rey sitúa a este archivero−escribano dependiendo
directamente del Canciller Mayor (que custodia el sello real).
Como unidad archivística, que es como se hace actualmente, mediante una numeración.
Desde
1779 Juan Bautista Muñoz tenía como misión encargar la Historia del
Nuevo Mundo (para rebatir la escrita por Robertson), recorre bibliotecas
y archivos y en Simancas se encuentra un gran desastre. Ante esta
segunda denuncia se crea una comisión para habilitar un nuevo lugar para
esa documentación. En 1781 una Real Orden de Carlos III funda un nuevo
archivo en la Casa Lonja de Sevilla.
- Como unidad documental, se foliaba y en los folios iniciales se elaboraba un índice generalmente alfabético.
La
conservación y restauración corría a cargo del archivero, que era quién
reparaba los documentos deteriorados. Los gastos generados eran
sufragados por el derecho del sello (los particulares pagaban por poner
un sello en un documento, o por la expedición del mismo). En cuanto a la
accesibilidad, es nula, ya que es un Archivo Real y por tanto secreto,
privado y personal. El único que puede pedir documentos es el Rey, a
partir de Reales Cédulas y a pesar de ello el documento no saldrá del
archivo, sino que el archivero expedirá una copia.
A
partir del siglo XV el Archivero podrá expedir copias a particulares
que lo soliciten, a cambio de una remuneración. A partir de este siglo
el archivo deja de ser un archivo central, produciéndose una
descentralización, debido a que se fueron creando diversos archivos, en
Barcelona, en Valencia y en Zaragoza, a mediados de siglo, tras
plantearlo en unas cortes en Calatayud, y siguiendo el principio de
procedencia territorial. Hay muchos instrumentos de descripción para
organizar la documentación:
El
Archivo del Rey, siglo XII, estaba difícil encontrar documentos, de
manera que se encarga a Raimundo de Caldes crear un libro donde se
transcribieran todos los documentos del archivo.
Los
documentos estaban almacenados en cajas o sacos. En el inventario de
Pedro Passeya se dice que los sacos estaban rotulados indicando su
contenido, y estos estaban metidos en unos 20 armarios.
ARCHIVO DE INDIAS
».
Cuando en 1785 Carlos III creó el Archivo General de Indias de Sevilla,
que reuniría la documentación relativa a la América española, a la
función administrativa de los archivos se agregaban los intereses de la
investigación histórica.
La
maquinaria administrativa colonial hispanoamericana, caracterizada por
el centralismo, el afán reglamentarista, el intervencionismo de Estado y
el consecuente burocratismo, necesitaba el apoyo documental para su
funcionamiento y control. De ahí el temprano surgimiento de los archivos
en las sedes de los organismos del gobierno colonial y en los
principales centros urbanos.
Los
documentos no son sólo considerados hechos administrativos, sino que se
valora la perspectiva histórica. Esa perspectiva la encontramos con la
creación del Cronista de Indias, que según las ordenanzas que regulan el
Consejo de Indias, el cronista debía elaborar una historia del monarca
vigente, y se le debe proporcionar toda la información documental que
precise para realizar su trabajo. Esa historia se va a intentar
documentar con fuentes. Es el comienzo del método crítico. Se acude a
las fuentes del archivo para realizar una historia fiel, fidedigna sobre
el descubrimiento de América. A los monarcas les preocupa la
documentación indiana porque les permite mantener sus pruebas para
respaldar los derechos del monarca, les permite respaldar frente a otras
naciones los descubrimientos realizados.
También
hay una preocupación por el propio Consejo de Indias en cuyas
ordenanzas se habla del establecimiento de un archivo central y se dice
que cuando esos documentos ya no sean útiles se envíen a Simancas.
Juan Bautista Muñoz, el Cosmógrafo mayor de Indias, será encargado de elaborar la historia.
José
de Gálvez, en 1773 entra en contacto con la documentación que hay en el
archivo de Simancas, no consigue encontrar la documentación que busca,
debido al desorden, por lo que hace una denuncia. Ello da lugar a la
creación del archivo de Indias.
Con
toda esa documentación se va a elaborar un verdadero tratado de
archivística para la época. En esta elaboración destaca Juan Bautista
Muñoz por sus conocimientos históricos, por su organización de los
archivos etc. Las ordenanzas datan de la época de Carlos IV, y en ellas
encontramos el término archivo refiriéndose al lugar donde se contienen
los documentos, mientras que la expresión papeles se utilizará para
denominar al conjunto de documentos que existen en ese establecimiento.
Se le denominará Archivo General como depósito que agrupa los documentos
de distintas instituciones indianas. El término fardo aparece una vez
en las ordenanzas y no tiene el sentido actual. Equivalía al dinero
guardado en un arca para costear los gastos del archivo. También aparece
el término colección que equivale a nuestro fondo actual.
El
funcionamiento de la Real Audiencia neogranadina a partir de 1550, dio
lugar a las series y fondos documentales que integrarían, en el siglo
XIX, los archivos nacionales de Colombia.
La
referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos
oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real
Audiencia de Santafé.
El
nuevo archivo fue adscrito al Ministerio de Gobierno- hoy del Interior-
y sus funciones principales están orientadas a «Fijar políticas y
expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el
uso adecuado del patrimonio documental de la Nación...».25 Igualmente,
debe seleccionar, organizar, conservar y divulgar este acervo, y además,
formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de
archivos. Asimismo, la mencionada Ley faculta al nuevo ente para
«Establecer, Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el
fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación
salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de
la comunidad».
De
esta forma se ampliaron los horizontes del Archivo y se le asignó la
responsabilidad de formular y coordinar la política archivística a nivel
nacional para los archivos activos, intermedios e históricos de la
administración pública.
El
nuevo edificio, que por su concepción y belleza se ha constituido en
uno de los testimonios arquitectónicos del centro de la ciudad, se
integra a la nueva filosofía del Archivo y al tiempo que conserva la
memoria colectiva de la nación, suscita la renovación teórica y meto do
lógica del quehacer archivístico y proyecta al futuro el patrimonio
documental del pasado y el presente. Está ubicado en las inmediaciones
del Palacio Presidencial, en un sector aledaño al colonial barrio de La
Candelaria. Curiosamente, el emplazamiento casi coincide con los
terrenos que se destinaron en 1907 para el Archivo Nacional cuando se
intentó trasladarlo, ochenta años atrás «...una cuadra adelante del templo de Santa Bárbara.
El
Archivo General de la Nación, con personal idóneo y comprometido, con
instalaciones adecuadas y equipamiento suficiente, ejerce un liderazgo
compartido con los archivos del país como ente rector y coordinador del
Sistema Nacional. El plan Estratégico y sus acciones buscan hacer de los
archivos centros de información, cooperar con la administración en el
logro de la eficacia, la eficiencia y la transparencia de la misma,
garantizar los derechos de los ciudadanos, promover la investigación y
enriquecer el patrimonio cultural de la Nación.
CONCLUSIONES
El
archivo es el mejor soporte de la historia de un país, sin este no
habría identidad cultural, ni desarrollo; puesto que gracias a los
diferentes archivos conservados, se puede dar fe como fue el progreso de
una cultura y sobre que bases se fundamentó y en donde se encuentra
ahora. Sin el archivo, no existe historia aunque hayan ocurrido hechos.
RECOMENDACIÓN.
El
Ministerio de Cultura lidera este proyecto, que consiste en la creación
de un motor de búsqueda de última generación, por medio del cual se
podrá consultar y tener acceso a más de 1 millón de archivos y
documentos históricos de las entidades asociadas al Ministerio
(Biblioteca Nacional de Colombia, Archivo General de la Nación,
Instituto Caro y Cuervo, Museo Nacional de Colombia y el Instituto
Colombiano de Antropología e Historia -ICANH), así como la Biblioteca
Luis Ángel Arango, la Universidad Nacional de Colombia y la Fundación
Patrimonio Fílmico Colombiano. De esta manera, el Ministerio le apuesta a
la cultura digital como una de las herramientas indispensables para
garantizar la preservación y el acceso de las futuras generaciones a la
memoria patrimonial del país.
