modelo formato TDR

tablas de retencion documental

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.
2.Analisis De La informacion Recoplectada

3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.

•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)
• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN


Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• DOCUMENTOS DE APOYO

PASO 2 Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries
• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:
– Código de la Oficina
– Código de la Serie
– Código de la Subserie
– Nombre del Expediente
Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.

Paso 6: Ordenación
• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)

Paso 7: Depuración
• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:
• Duplicados
• Constancias

Paso 8: Foliación

Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

Paso 9: Ubicación Física
• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental

Paso 10: Identificación de Archivadores
• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes

Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo
• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo en Circulares y Legislación Archivística.

PASO 12: ELABORACIÓN DE SEPARADORESElaborar separadores para cada un de los asuntos identificados en el paso anterior

Paso 13. Ubicación Física: Documentos de Apoyo

PASO 14. ELIMINACIÓN DOCUMENTOS DE APOYO

➢ Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia
➢ Diligenciar Formato Eliminación en Archivo de Gestión.

Paso 15: Inventario Documental

• Levante el inventario documental diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental siguiendo las instrucciones del Acuerdo 038 de 2002.
Estructura de Los Documentos

El documento posee una estructura formada por:
• Materia mediante la cual esa representación se hace perceptible: piedra, papel, pergamino.
• Medio que se adopta para fijar en esa materia la representación: signos gráficos...
• Contenido mismo del documento.
• Soporte: Materia mediante la
• cual se hace perceptible el
• Contenido del documento: papel,
• pergamino, plásticos
Caracteres Externos

• CINTA MAGNÉTICA: Unidad de almacenamiento de información, basada en puntos magnetizados, con capacidad de almacenamiento de 180 millones de bytes. DISQUETE: Unidad flexible de almacenamiento de información, es un medio magnético cuyo uso es recomendable para el transporte de los datos, mas que para almacenamiento. DISCO DURO: Memoria auxiliar y unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el almacenamiento de información.
Caracteres Internos

Son aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentran siempre sea cual sea la tradición documental, original y copias.
Entidad Productora: Es la
Persona o corporación que
produjo el documento, ya sea
publica o privada puede
observarse en el membrete.

Orígenes funcionales: Razones por las que se han producido los documentos Indica el cargo o la función administrativa, la acción, que ejecuta, una persona o Corporación en el desempeño de un programa. ( firma y cargo del responsable).
Datación: La fecha y el lugar de Producción. Indica donde y cuando fueron producidos los documentos

El contenido: Se refiere al asunto o
tema que trata una unidad documental.

FOLIACION DE ARCHIVOS


Acto de enumerar los folios solo por su cara recta
Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental

FOLIO RECTO
Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solo a esta.

FOLIO VUELTO
Segunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe número

FOLIO: Hoja
FOLIAR: Acción de numerar
hojas

PAGINA: Cara de una hoja.
Lo escrito o impreso en una cara
PAGINAR: Acción de numerar páginas


OBJETIVOS

Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento
Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

En SERIES DOCUMENTALES SIMPLES (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo

En SERIES DOCUMENTALES COMPLEJAS (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.

NOTAS: características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de NOTAS del instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido.

Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.


SOBRES DE PROTECCIÒN

Se deja constancia en el área de NOTAS del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.

En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto, no se deben retirar, ni foliar.

 

 esta publicacion fue hecha por:

  Aleida Uribe Rengifo, 

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ciclo vital de los documentos de archivo.

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correcta comprención de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes terminos

Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.

Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1

Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2

Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”.


Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios

-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico

importancia de la normatividad archivistica.

LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA.

La normatividad archivística es muy importante debido a que con estas leyes y acuerdos nos guiamos los archivistas para laborar adecuadamente en una empresapor consiguiente, si no existieran los reglamentos en la función archivística seria un completo desorden ya que no habría un parámetro a seguir y se haría más complicado el trabajo. Toda empresa debeestar sistematizada para que sea más eficiente ya que se debe tener bien claro el programa de gestión de documentos con el fin de tener todo organizado y poder acceder más fácil a la información quese requiera en el momento, por ende con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando loscostos  de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y en general, una deficiente administración.
La ley 594 del 2000, tiene por objeto establecer las reglas y principios generales queregulan la función archivística del estado. En ella encontramos 13 títulos y 52 artículos en los cuales se dan las definiciones fundamentales y principios generales. Esta ley aplica a entidades públicasy privadas con funciones públicas, nos habla de la responsabilidad del servidor público, que el archivo general de la nación orientara y coordinará el sistema nacional de archivo. Nos dan lacategorización de los archivos públicos.
Observamos que el estado esta obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos teniendo en cuenta el principio de procedencia que seriadonde se origina el documento y el ciclo vital. Con respecto a gestión de documentos las empresas deberán crear programas de gestión de documentos.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentosse clasifican en:
Archivo de gestión: que es cuando los documentos están en constante movimiento y son muy utilizados por la entidad.

Cite este ensayo

(2012, 05). Importancia De La Normatividad Archivistica. BuenasTareas.com. Recuperado 05, 2012, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-De-La-Normatividad-Archivistica/4229602.html

como hacer un inventario documental.

Las tareas de organización de un archivo ya sea administrativo o histórico, deben iniciar o culminar necesariamente con la elaboración de un inventario que describa el contenido y organización de los documentos que lo integran. Un inventario “es el instrumento de consulta que describe un fondo o una colección mediante la reseña de sus series”  documentales. El inventario no es un simple listado o relación de los documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de registro, de control y localización tanto de la documentación como de la información que contiene.

La finalidad del inventario es “testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la busca [sic] de un documento con eficacia mediante la localización de una signatura topográfica reflejada en él”.  En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene como objetivo enviar a un lugar distinto la documentación que ya no tiene utilidad para efectos administrativos en las áreas tramitadoras, y se envían a bodegas, almacenes o en el mejor de los casos al archivo de concentración. Según Manuel Romero Tallafigo, en los archivos administrativos “el inventario está abierto, se confecciona a base de las hojas de remisión de fondos enviados al archivo central” por las diferentes áreas de la institución. 

 De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, el inventario debe consignar seis elementos obligatorios:
1. Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países para identificarlos en el contexto internacional. A México le corresponde MX.
2. Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.
3. Fechas extremas. Corresponde a la fecha inicial y final del expediente. Se puede citar día, mes y año o solo los años inicial y final de la documentación.
4. Nivel de descripción. Se refiere a la necesidad de indicar si el archivo cuenta con otros instrumentos de descripción como son guías o catálogos (impresos o en bases de datos). Además se debe explicar en una presentación o introducción, si el inventario se refiere a todo el fondo, a algunas secciones o solo a las series documentales.
5. Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo de material empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel, películas, discos compactos, etcétera. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad de medida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos, expedientes y cajas (señalar tipo y medidas de la caja, el material con que están fabricadas), por ser las más comunes. Quisiera llamar la atención sobre la utilización de la unidad de medida denominada “metros lineales” de documentación que ha causado mucha confusión al momento de hacer el inventario general de los archivos. Esta unidad de medida se utiliza única y exclusivamente cuando no se puede cuantificar el número de documentos, expedientes, cajas, archiveros o gavetas que integra un archivo, o bien para convertir al sistema métrico decimal, las cantidades antes descritas. No es una unidad de medida obligatoria para cuantificar el volumen documental, pero es un recurso ante la imposibilidad de utilizar las unidades de medida mencionadas anteriormente.
6. Nombre del productor. Es “cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha producido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional”. Para el caso de las instituciones se debe registrar el nom

bre de la entidad que se está describiendo, su historia o la historia del fondo, sección o serie documental, lugares y fechas extremas de su documentación. Una vez enumerados estos elementos se evidencia que “la utilidad del inventario es doble: informar acerca del documento y localizar el mismo”. Además de que el inventario “es también un instrumento de control de la documentación, el archivista sabe qué tiene y en dónde está.” Las recientes disposiciones legales en materia de organización de archivos establecen entre otras obligaciones de los servidores públicos, garantizar la localización y el uso de los documentos que integran los archivos a su cargo. Para cumplir esta tarea, los mismos lineamientos establecen y definen los diferentes tipos de inventarios documentales como los “instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)”. Después de cuatro años aún persiste en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cierta confusión en lo que se refiere a la elaboración de los inventarios documentales, no se conocen cuáles son sus principales características y para que se deben elaborar, especialmente en los archivos de trámite. Los archivos de trámite como parte de sus funciones, deben elaborar el inventario general, el inventario de transferencia primaria y en algunos casos el inventario de baja documental. Asimismo corresponde a los “titulares de las dependencias y entidades asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos”  entre los que se encuentran los inventarios documentales. Pero para cumplir con estas disposiciones ¿Cómo se debe elaborar un inventario documental? ¿Qué es un inventario general y cómo se elabora? Inicialmente es una condición necesaria que los expedientes del archivo de trámite se hayan clasificado utilizando los distintos niveles jerárquicos documentales de fondo, sección y serie y dispuestos en un orden determinado por las propias series y ubicados en un lugar determinado. Termino este artículo con un ejemplo de formato (hacer clic) de inventario que reúne los elementos mínimos indispensables que he consignado líneas arriba y que pudiera utilizarse en los trabajos de organización de los archivos de trámite. BIBLIOGRAFÍA González Castrillo, Ricardo, Oposiciones a Bibliotecas y Archivos, 2ª. ed., Madrid, Editorial Complutense, 2004. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal”, Diario Oficial de la Federación, viernes 20 de febrero de 2004, versión digital. Norma Internacional Sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias, 2ª ed., Madrid, Ministerio de Cultura de España, Secretaría General Técnica, 2004. Parra Betancourt, Margarita, “Descripción Archivística: Inventario”, Memoria Página Web: Archivística, Núm. 10, México, Adabi, A.C., 2007. Romero Tallafigo, Manuel, “Instrumentos de descripción”, Memoria Página Web: Archivística, Núm. 10 México, Adabi, A.C., 2007. Notas [1]Margarita Parra Betancourt, “Descripción Archivística: Inventario”, Memoria Página Web: Archivística, Núm. 10, México, Adabi, A.C., 2007, p. 64. [2] Manuel Romero Tallafigo, “Instrumentos de descripción”, Memoria Página Web: Archivística, Núm. 10 México, Adabi, A.C., 2007 p. 99. [3] Ibid. p. 85 [4] Norma Internacional Sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias, 2ª ed., Madrid, Ministerio de Cultura de España, Secretaría General Técnica, 2004, p. 25. [5] Margarita Parra, op.cit., p. 64. [6] Ricardo González Castrillo, Oposiciones a Bibliotecas y Archivos, 2ª. ed., Madrid, Editorial Complutense, 2004, p. 259 [7] “los servidores públicos están obligados a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como permitir la adecuada conformación de la memoria institucional de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal “Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal”, Diario Oficial de la Federación, viernes 20 de febrero de 2004, versión digital.  Ibid.  Ibid.

noticia sobre XII congreso argentino de archivistica

CIRCULAR Nº 1

 

 

Tenemos el agrado de invitarlos a  participar del XII CONGRESO DE ARGENTINO DE ARCHIVÍSTICA los días 5, 6 y 7 de Noviembre de 2014 ,  SALON AUDITORIUM - DR. RAFAEL VILLAGRÁN. Avda. Belgrano 1349, Cuidad de Salta ,  Provincia de Salta,  cuyo eje temático es:

 

" Historia. Sociología. Las Fuentes Documentales. Los Archivos ".

 

 

CONVOCAN:

        Ministerio de Gobierno de la Provincia de Salta.

        Archivo Provincial de la Memoria de la Provincia de Salta.

        Federación de Archiveros de Argentina -FARA- IGJ Nº 1863088.

PARTICIPAN Y ORGANIZAN:

            Asociación de Archiveros de Santa Fe -AASFe- Personería Jurídica nº 392/88.

Asociación de municipios y comunas Pers. Jurid. Nº 638/05

Asociación  Jujeña de Amigos y trabajadores de Archivos. Pers. Jurid. 3177/95

Asociación de Archiveros de San Juan. Pers. Jurid. Nº 0030/12°

FUNDAMENTOS:

La Archivología se presenta como un cuerpo de conocimientos que brinda a las Ciencias Sociales la capacidad del acceso a la memoria preservada, a través de los documentos, como depositarios de información. Así los archivos, se convierten en memoria activa, como parte fundamental de la identidad social.

El desarrollo de la Archivología como ciencia, disciplina y cuerpo de conocimientos, brinda sus servicios y soluciones a las instituciones y a la sociedad, dadas sus respuestas metodológicas, y  se consolida y reformula en la capacidad adquirida por quienes se definen y validan como profesionales.

En materia de derechos humanos, hacemos hincapié en el ejercicio de la veracidad y la transparencia, donde la persona física o jurídica, hace valer sus derechos, mediante documentos que certifican sus objetivos.

Los Archiveros, desempeñan un papel fundamental para avalar derechos, reconociéndolos como indispensables en la construcción e interpretación histórica, y como responsables de la gestión de calidad institucional e informativa, reflejando un nivel de desarrollo social.

Y sobre la base de la interdisciplinariedad, se propone un análisis sobre la evolución y desarrollo de las perspectivas sobre archivos, documentos y archiveros, valorización de la función social de los mismos, aplicados a los derechos del individuo y la construcción de su identidad y su desarrollo social.

Para tal efecto,  se propone la temática  "Historia. Sociología. Las Fuentes Documentales. los archivos.

imagenes de archivistica y gestion documental

 
      
 EL NACIMIENTO DE LA ARCHIVÍSTICA

La archivística es una ciencia relativamente moderna con origen en el siglo XIX. Se inicia con el nombre de archivología. Se comienza como una ciencia que se va a encargar del arreglo y la conservación de los archivos.

HISTORIA DE LA ARCHIVISTICA EN COLOMBIA Y EL MUNDO.

  INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene por objeto informar sobre el origen y evolución de la archivística; mostrando en detalle como influyó en la creación del archivo colombiano.

Se desarrollaron  ideas claras y precisas de hechos ocurridos o transcurridos durante su desarrollo y evolución, desde épocas remotas hasta épocas modernas y como surgieron  los  diferentes tipos de documentos a través de la historia, con descripciones puntuales. Para mayor comprensión se incluyeron sitas textuales enumeradas.

Por medio de este informe se aprendió a identificar los diferentes hechos que demarcaron la historia de la archivística y su importancia en el mundo.

 

 

HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ARCHIVISTICA

En la historia moderna los archivos, cuyo origen se remonta a primeras formas de organización política, recibieron un gran impulso a raíz del surgimiento del Estado-Nación.

España, país vanguardista en esta dirección y en lograr su unidad política con una monarquía nacional a finales del siglo XV, desarrolló una gran tradición documental y archivística que trasladaría a sus colonias en América. Uno de los primeros archivos de la metrópoli fue el de la corona de Aragón, en un documento de pleito ante la Corona de Tarragona por la posesión de unos castillos del monarca debido a que un noble, Pedro de Luzá, los reclamaba como propios. El rey se dirige al archivo y un documento que prueba su posesión de esos castillos. A pesar de la fecha en la que se hace mención por primera vez del archivo, la custodia de los documentos es anterior al s.XII, es muy probable que el archivo reúna documentos del siglo X (afirmación de Federico Ubiña). Se confecciona el cartulario más importante de Aragón, liber fundarum maio, con todos los documentos del patrimonio real. La finalidad es reunir los documentos propios del monarca y de sus antepasados y también de sus súbditos, y así crear una memoria.

El emperador Carlos V dispuso, en 1540, la organización del Archivo de Simancas con fines de consulta por parte de la administración, pues «el concepto y realidad de un Estado moderno, exigía una organización administrativa con su compañera inseparable, la burocracia, y con su correlato necesario, el archivo».

El archivero tiene orden de reclamar anualmente los registros generados por el protonotario o jefe de la escribanía real, por los secretarios del Rey, de la Reina, del primogénito, y su esposa si la tuviera. Estos registros se integrarían en el Archivo, y son los documentos más importantes. El Rey sitúa a este archivero−escribano dependiendo directamente del Canciller Mayor (que custodia el sello real).

El MEMORIAL era un documento donde se inscriben los documentos que ingresan en el Archivo. Se anotaba el día de entrada, el tipo de registro que ingresaba, las fechas que abarcaba y el nombre de la persona que hacía la entrega. En cuanto a la ordenación, era cronológica dentro de la serie, aunque no muy precisa. La identificación se hacía a dos niveles:

 

 

Como unidad archivística, que es como se hace actualmente, mediante una numeración.

-   Como unidad documental, se foliaba y en los folios iniciales se elaboraba un índice generalmente alfabético.

La conservación y restauración corría a cargo del archivero, que era quién reparaba los documentos deteriorados. Los gastos generados eran sufragados por el derecho del sello (los particulares pagaban por poner un sello en un documento, o por la expedición del mismo). En cuanto a la accesibilidad, es nula, ya que es un Archivo Real y por tanto secreto, privado y personal. El único que puede pedir documentos es el Rey, a partir de Reales Cédulas y a pesar de ello el documento no saldrá del archivo, sino que el archivero expedirá una copia.

 

A partir del siglo XV el Archivero podrá expedir copias a particulares que lo soliciten, a cambio de una remuneración. A partir de este siglo el archivo deja de ser un archivo central, produciéndose una descentralización, debido a que se fueron creando diversos archivos, en Barcelona, en Valencia y en Zaragoza, a mediados de siglo, tras plantearlo en unas cortes en Calatayud, y siguiendo el principio de procedencia territorial. Hay muchos instrumentos de descripción para organizar la documentación:

 

 El Archivo del Rey, siglo XII, estaba difícil encontrar documentos, de manera que se encarga a Raimundo de Caldes crear un libro donde se transcribieran todos los documentos del archivo.

   Los documentos estaban almacenados en cajas o sacos. En el inventario de Pedro Passeya se dice que los sacos estaban rotulados indicando su contenido, y estos estaban metidos en unos 20 armarios.

 

 ARCHIVO DE INDIAS

». Cuando en 1785 Carlos III creó el Archivo General de Indias de Sevilla, que reuniría la documentación relativa a la América española, a la función administrativa de los archivos se agregaban los intereses de la investigación histórica.

La maquinaria administrativa colonial hispanoamericana, caracterizada por el centralismo, el afán reglamentarista, el intervencionismo de Estado y el consecuente burocratismo, necesitaba el apoyo documental para su funcionamiento y control. De ahí el temprano surgimiento de los archivos en las sedes de los organismos del gobierno colonial y en los principales centros urbanos.

 

 

 

Los documentos no son sólo considerados hechos administrativos, sino que se valora la perspectiva histórica. Esa perspectiva la encontramos con la creación del Cronista de Indias, que según las ordenanzas que regulan el Consejo de Indias, el cronista debía elaborar una historia del monarca vigente, y se le debe proporcionar toda la información documental que precise para realizar su trabajo. Esa historia se va a intentar documentar con fuentes. Es el comienzo del método crítico. Se acude a las fuentes del archivo para realizar una historia fiel, fidedigna sobre el descubrimiento de América. A los monarcas les preocupa la documentación indiana porque les permite mantener sus pruebas para respaldar los derechos del monarca, les permite respaldar frente a otras naciones los descubrimientos realizados.

También hay una preocupación por el propio Consejo de Indias en cuyas ordenanzas se habla del establecimiento de un archivo central y se dice que cuando esos documentos ya no sean útiles se envíen a Simancas.

Juan Bautista Muñoz, el Cosmógrafo mayor de Indias, será encargado de elaborar la historia.

 

 

José de Gálvez, en 1773 entra en contacto con la documentación que hay en el archivo de Simancas, no consigue encontrar la documentación que busca, debido al desorden, por lo que hace una denuncia. Ello da lugar a la creación del archivo de Indias.

Desde 1779 Juan Bautista Muñoz tenía como misión encargar la Historia del Nuevo Mundo (para rebatir la escrita por Robertson), recorre bibliotecas y archivos y en Simancas se encuentra un gran desastre. Ante esta segunda denuncia se crea una comisión para habilitar un nuevo lugar para esa documentación. En 1781 una Real Orden de Carlos III funda un nuevo archivo en la Casa Lonja de Sevilla.

 

 

Con toda esa documentación se va a elaborar un verdadero tratado de archivística para la época. En esta elaboración destaca Juan Bautista Muñoz por sus conocimientos históricos, por su organización de los archivos etc. Las ordenanzas datan de la época de Carlos IV, y en ellas encontramos el término archivo refiriéndose al lugar donde se contienen los documentos, mientras que la expresión papeles se utilizará para denominar al conjunto de documentos que existen en ese establecimiento. Se le denominará Archivo General como depósito que agrupa los documentos de distintas instituciones indianas. El término fardo aparece una vez en las ordenanzas y no tiene el sentido actual. Equivalía al dinero guardado en un arca para costear los gastos del archivo. También aparece el término colección que equivale a nuestro fondo actual.

El funcionamiento de la Real Audiencia neogranadina a partir de 1550, dio lugar a las series y fondos documentales que integrarían, en el siglo XIX, los archivos nacionales de Colombia.

La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé.

 

 

 

El nuevo archivo fue adscrito al Ministerio de Gobierno- hoy del Interior- y sus funciones principales están orientadas a «Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación...».25 Igualmente, debe seleccionar, organizar, conservar y divulgar este acervo, y además, formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos. Asimismo, la mencionada Ley faculta al nuevo ente para «Establecer, Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad».

De esta forma se ampliaron los horizontes del Archivo y se le asignó la responsabilidad de formular y coordinar la política archivística a nivel nacional para los archivos activos, intermedios e históricos de la administración pública.

El nuevo edificio, que por su concepción y belleza se ha constituido en uno de los testimonios arquitectónicos del centro de la ciudad, se integra a la nueva filosofía del Archivo y al tiempo que conserva la memoria colectiva de la nación, suscita la renovación teórica y meto do lógica del quehacer archivístico y proyecta al futuro el patrimonio documental del pasado y el presente. Está ubicado en las inmediaciones del Palacio Presidencial, en un sector aledaño al colonial barrio de La Candelaria. Curiosamente, el emplazamiento casi coincide con los terrenos que se destinaron en 1907 para el Archivo Nacional cuando se intentó trasladarlo, ochenta años atrás «...una cuadra adelante del templo de Santa Bárbara.

 

 El Archivo General de la Nación, con personal idóneo y comprometido, con instalaciones adecuadas y equipamiento suficiente, ejerce un liderazgo compartido con los archivos del país como ente rector y coordinador del Sistema Nacional. El plan Estratégico y sus acciones buscan hacer de los archivos centros de información, cooperar con la administración en el logro de la eficacia, la eficiencia y la transparencia de la misma, garantizar los derechos de los ciudadanos, promover la investigación y enriquecer el patrimonio cultural de la Nación.

 

 CONCLUSIONES

El archivo es el mejor soporte de la historia de un país, sin este no habría identidad cultural, ni desarrollo; puesto que gracias a los diferentes archivos conservados, se puede dar fe como fue el progreso de una cultura y sobre que bases se fundamentó y en donde se encuentra ahora.  Sin el archivo, no existe historia aunque hayan ocurrido hechos.

 

 RECOMENDACIÓN.

 El Ministerio de Cultura lidera este proyecto, que consiste en la creación de un motor de búsqueda de última generación, por medio del cual se podrá consultar y tener acceso a más de 1 millón de  archivos y documentos históricos de las entidades asociadas al Ministerio (Biblioteca Nacional de Colombia, Archivo General de la Nación, Instituto Caro y Cuervo, Museo Nacional de Colombia y el Instituto Colombiano de Antropología e Historia -ICANH), así como la Biblioteca Luis Ángel Arango, la Universidad Nacional de Colombia y la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano. De esta manera, el Ministerio le apuesta a la cultura digital como una de las herramientas indispensables para garantizar la preservación y el acceso de las futuras generaciones a la memoria patrimonial del país.

 

 

 

conceptos archivisticos

concetos de archivistica

video sobre archivistica y gestion documental.

normatividad archivistica.

Normatividad Archivística​.

ISO 30300:​

Definición de criterios para la gestión de documentos en las organizaciones​.

 

 

 

ISAD-G:​

Norma internacional general de Descripción Archivística.

Ver más detalles ISAD-G en ICADS. 

Ver más detalles ISAD-G en AGN.

 

 Nacional​

 Ley 594 de 14 de julio de 2000:

​Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

 Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001:​

 Por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

 

Ley 527 del 18 de agosto de 1999:​

 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y del as firmas digitales, se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.​